Pour que le voyage soit bénéfique à l’entreprise tout comme au collaborateur, il se doit d’être bien préparé. De la réservation du billet de train (ou d’avion), à la chambre d’hôtel ainsi qu’aux repas – et sans oublier les contraintes administratives liées au pays – il faudra donc anticiper, mais aussi gérer les aléas ! Découvrons comment préparer au mieux un voyage d’affaires pour que vos employés se concentrent sur leur mission et que votre société maîtrise les coûts afin d’assurer la productivité du déplacement.
Quel mode de déplacement faut-il privilégier pour un voyage d’affaires ?
En fonction de la destination, et du temps imparti, le choix du mode de transport doit être sensé, mais surtout stratégique. Pour de longs trajets et un gain de temps certain, nous vous conseillons d’opter pour l’avion. L’option la plus efficiente reste ainsi la location de jet privé pour bénéficier d’un service dédié et de tout le confort à bord. Pour des déplacements réguliers aux quatre coins du globe, sachez qu’une compagnie peut vous accompagner sur le long terme et offrir des abonnements afin de récompenser votre fidélité. Pour des trajets plus courts, le train reste la meilleure des options. Facile à réserver, et avec la possibilité de travailler, vos collaborateurs voyageront confortablement en première classe jusqu’à destination.
Bon à savoir : pensez également à la location d’une voiture pour faciliter les déplacements de vos employés une fois sur place.
Anticiper les problèmes de sécurité et de santé pour vos employés à l’étranger
Pour le bien-être de vos salariés, veillez à consulter le site gouvernemental diplomatie.gouv.fr. Vous y trouverez la liste des éventuels problèmes de santé (ou de sécurité) du pays visé. Côté santé, les vaccinations obligatoires ou recommandées sont également mentionnées. En complément, n’hésitez pas à vous rendre sur les sites de l’OMS ou bien de l’Institut Pasteur qui fournissent d’autres recommandations détaillées pays par pays. Concernant la sécurité, les personnes voyageant dans des pays sensibles sont invitées à s’enregistrer sur le fil Ariane du gouvernement afin d’être mises en relation avec le ministère des Affaires étrangères et du Développement international, qui assurera un suivi.
Note importante : vérifier aussi que les documents de voyage soient bien à jour (VISA, passeport, assurance, rapatriement, etc.).
Réserver les nuitées hôtelières et prévoir les repas, sans tracas
Cette étape de l’organisation du voyage d’affaires est essentielle. Réserver l’hébergement et les repas permet à la fois de budgétiser ses frais de déplacement professionnel, mais aussi d’apporter sérénité et gain de temps. C’est un enjeu majeur, car le collaborateur doit maîtriser ses coûts (afin d’être remboursé de ses dépenses professionnelles), tout en respectant la politique de remboursement des frais de l’entreprise. C’est aussi une charge mentale en moins pour l’employé ! Enfin, cela s’avère d’autant plus judicieux si le collaborateur prévoit des déjeuners d’affaires avec des partenaires : identifiez les restaurants et réservez-les !
Bon à retenir : veillez à ce que les collaborateurs disposent de moyens de paiement professionnels fonctionnant à l’étranger, et qu’ils préviennent éventuellement leur banque de leur départ en voyage d’affaires.
Le matériel à ne pas oublier pour un voyage d’affaires synonyme de productivité
En dernier lieu, il est primordial de prévoir tous les supports de travail nécessaires à l’exécution de la mission. On entend : les cartes de visite, les plaquettes commerciales et tous les autres documents de travail qui doivent être accessibles facilement, en format papier mais aussi numérique. Veillez aussi à prendre des adaptateurs pour charger téléphone et ordinateur, ainsi que des vêtements de travail adaptés à l’occasion et en fonction de la météo !
Note bene : les supports markéting, en outre, doivent être préalablement traduits.
